賃貸住宅を借りていると、設備の故障は避けて通れない問題です。
しかし故障が発生した際に正しい手順で連絡をすることで、スムーズな修理や対応が行われることがあります。
今回は賃貸マンションの設備が故障した場合に最適な連絡方法についてご紹介します。まずは故障が発生した際の対応手順や、不動産管理会社への連絡方法や具体的な連絡内容についても解説します。
「故障した？」と思ったら説明書
設備が故障したとき、最初に手に取るべきものは取扱説明書です。
説明書には設備の基本的な操作方法やトラブルシューティングの手順が記載されています。
まずは説明書を確認し、問題の解決方法を見つけましょう。
もし説明書が見つからない場合は、インターネットで調べることも有効な方法です。
メーカーのホームページに説明書が掲載されている場合があります。それに加えて同じような問題を抱えた人々の経験や解決策を共有しているかもしれません。
基本的にはメーカーの信頼性ある情報源から解決方法を収集して問題解決に役立てましょう。
インターネットで取扱説明書を入手したあとは、紙の取扱説明書と同様に正しい手順に従って問題解決を試みてください。
賃貸借契約書に基づく故障時の対応手順
取扱説明書に掲載されている改善策を試しても動かない場合は故障の可能性が高いです。
何十年も前の設備であれば経年劣化であることが多いですし、新品の場合は初期不良も考えられます。
次に確認したいのは賃貸借契約書です。
この契約書には故障時の責任分担や対応手順が明記されています。壊れた設備の修理費用が入居者負担なのか大家負担なのか、どこまでが対象範囲なのかという記載があります。
賃貸借契約書を確認せずに問い合わせると「賃貸借契約書をご確認ください」と案内される場合もありますし、不動産管理会社も問い合わせ内容によって賃貸借契約書を確認します。
また賃貸借契約書を紛失してしまった場合、賃貸借契約書を再発行することが可能ですが有料になる場合があります。
入居から退去まで重要な書類として賃貸借契約書は大切に保管しましょう。
大家負担の場合
大家負担の設備であれば管理会社が費用や業者を手配してくれますが、大家さんに状況説明や修理代の承認を取ることが必要になります。その後、入居者様と修理業者のスケジュール調整をしていきます。
写真や動画だけで原因や修理方法が分からない場合は訪問調査が発生し、訪問日時の調整、修理部品の取り寄せが必要になると修理に時間がかかることもあります。
その他に、夏のはじめにエアコンを使う人が増えて修理依頼が爆増すると人手不足や、部品不足でエアコン自体の生産不足など状況によって対応が遅れるケースもあります。
見知らぬ電話番号からの連絡という理由で、修理業者からの電話を受電せずスケジュール調整に時間がかかるケースもあります。
固定電話からの電話であれば、インターネットで電話番号を検索すると会社名が出てくることがあります。修理業者であれば、折り返し電話をすることで日程調整を短縮することができるでしょう。
メールで問い合わせて返事が遅い場合は、迷惑メールフォルダに返信が届いてないか確認してみましょう。
入居者負担の場合
入居者負担だと入居者本人が全て修理手配や支払いを行います。
外国人で日本語が上手く話せない、修理業者を探すのが面倒くさいなどの理由から、不動産管理会社と取引のある業者に修理依頼ができる場合もあります。
不動産管理会社によって対応が異なるので、問い合わせ時にしっかりと確認しましょう。
不動産管理会社への連絡方法と連絡内容
連絡方法は不動産管理会社によって異なります。
入居手続きでもらった入居関連の書類や賃貸契約書を確認しましょう。専用のスマートフォンアプリ、電話、メール、LINEなど方法は様々です。連絡先がわからない場合、出入口付近にある看板や掲示板の掲示物に連絡先があるので確認してみましょう。
問い合わせには下記の内容を予め準備すると話がスムーズです。
- 問い合わせ内容（経年劣化・過失による故障、近隣トラブル、各種手続きなど）
- 物件名
- 号室
- 契約者名
- 電話番号
- 写真や動画 ※故障の場合は該当箇所、全体、型番がわかる内容
故障の場合は設備のメーカーや型番を明確に伝えるとコミュニケションがスムーズです。
電話で問い合わせる場合は受電可能な日時、かかってくる電話番号や業者名を確認し、お互いに都合のいい条件を伝えるといいでしょう。
電話やメールなど複数の連絡方法が選べる場合、証拠として残せる連絡手段がおすすめです。
フェニックス管理では内容に応じて、電話、メールフォーム、LINEでのお問い合わせが可能です。
よくあるお問い合わせ別に詳細ページをご案内するのでご活用ください。
まとめ
賃貸マンションの設備が故障した際には、まず取扱説明書を確認し、簡単な故障の場合は自分で対処することができます。
それでも解決しない場合は、賃貸借契約書に基づいて不動産管理会社に連絡しましょう。正確な連絡先や連絡方法を把握しておくことで、スムーズな修理や対応が行われることが期待できます。
